예체능 학원을 운영하는 원장들의 공통된 고민 중 하나는 행정 업무다. 수강생 등록, 출결 관리, 수강료 수납, 강사 시간표 조율, 학부모 응대까지 매일 반복되는 업무가 쌓이면서 정작 수업의 질을 높이는 데 집중하기 어렵다는 목소리가 적지 않다. 특히 소규모 레슨 중심의 예체능 학원은 수강생마다 수업 요일과 시간, 횟수가 다르기 때문에 관리의 복잡도가 일반 교과 학원보다 높은 편이다.

예체능 학원 관리 프로그램 '그로우즈(GROWS)'는 이러한 예체능 학원의 운영 환경에 맞춰 설계된 올인원 관리 솔루션이다. 상담부터 수강생 등록, 수강료 결제, 출결 체크, 강사별 시간표 관리까지 학원 운영에 필요한 전 과정을 하나의 프로그램에서 처리할 수 있도록 구성했다.

그로우즈의 핵심 기능 중 하나는 강사별 자동 시간표다. 수강생의 수업 시간, 요일, 횟수를 입력하면 강사별 시간표가 자동으로 생성되며, 수강 변경이나 보강 등록 시에도 실시간으로 반영된다. 매번 시간표를 출력하거나 수기로 수정할 필요 없이 강사 전용 앱을 통해 바로 확인할 수 있다.

수강료 수납도 비대면으로 처리된다. 카카오 알림톡을 통해 청구서를 발송하면 학부모가 별도 앱 설치 없이 간편하게 결제할 수 있으며, 자동결제와 지역화폐까지 지원한다. 온라인 입학신청서 기능도 제공해 신규 등록 시 종이 서류 없이 학부모 서명과 약관 동의까지 비대면으로 완료할 수 있다.

원장들이 특히 유용하게 활용하는 기능은 매출 통계와 재등록 파악이다. 월별 매출 현황과 결제수단별 세부 내역을 한눈에 확인할 수 있고, 강사별 수강 인원과 매출도 분리해서 볼 수 있다. 매월 재등록이 필요한 수강생 목록은 자동으로 생성되기 때문에 이탈 방지와 재등록 관리에 즉시 활용이 가능하다.

이 밖에도 셔틀버스 승·하차 관리, 체험수업 등록, 학원 휴무·일정 관리, 수강생별 상담 기록, 직원 출퇴근 관리, 납입증명서 발급 등 학원 운영 전반을 아우르는 기능을 갖추고 있다. 출결 체크 시 학부모에게 카카오 알림톡이 자동 발송되어 등·하원 확인까지 실시간으로 이루어진다.

그로우즈는 30일 무료 체험 이후 월 33,000원(VAT 포함)으로 수강생 수 제한 없이 전 기능을 이용할 수 있으며, 학원별 1:1 전담 매니저가 배정되어 도입 초기부터 운영 안정까지 지원한다.

그로우즈 관계자는 "예체능 학원은 수강생마다 수업 구조가 달라 기존 교과 학원용 프로그램으로는 관리에 한계가 있었다"며 "그로우즈는 이러한 예체능 학원의 특수성을 반영해 설계된 프로그램으로, 행정 업무를 줄이고 수업에 집중할 수 있는 환경을 만드는 데 기여하고 있다"고 전했다.